英語でのメールマナー。書き方で差をつけるには

ビジネスメール イメージ

日本でも様々なビジネスメールのマナーがありますが、英語でのビジネスメールの場合も同様です。
日本語の場合とは違った注意するべきポイントもあるため、知っていないと思わぬ事態になってしまうかもしれません。逆にしっかりとマナーを理解していれば周りと差をつけることができます。
今回は英語でのメールマナーについて紹介します。

ビジネスメールのポイント

英語でのビジネスメールに抵抗を感じてしまう人も多いかと思います。
基本的には日本語のメールのときと大きな違いはありませんが、いくつかのポイントを押さえておくとよりスムーズに要件を伝えることができます。

1.簡潔に伝える

長々としたメールを送ってしまうと相手に誤解をされたり、伝えたいことがうまく伝わらなくなってしまったりします。
英語でのメールでは「できるだけ簡潔にして、要件を伝える」というルールがあるので、メールの内容がそっけないように感じてしまうかもしれませんが要件が伝われば問題ありません。

また、簡潔にするためでもなるべくストレートすぎる表現や乱暴な表現は避けましょう。
こちらも相手側に誤解を与えてしまう可能性があります。

2.意見や要望は最後に

日本人のビジネスメールではたまに事実や自分の意見がごちゃ混ぜになってしまい、伝えたいことが何なのかわかりにくくなってしまうことがあります。
使い慣れていない英語では同様の事態になりやすいで、相手への要望や仕事の案件に対する自分の意見などはできるだけメールの後半に回すようにしましょう。
まずは、事実を伝えて相手にも状況を理解してもらうのが最優先です、。

丁寧な表現

英語での丁寧な言い回しは英語をずっと使っている海外の人たちは問題なくできますが、私たち日本人にとっては難題といえます。
これは丁寧な印象を与えられるようなフレーズをあらかじめ覚えておき、場面に応じて使うようにすると間違いを防げます。
同じようなフレーズでも場面や人間関係次第では意味が違うこともあるので、違いにも留意しておくとよりよいでしょう。

頭語と結語を忘れない

日本では手紙やメールに「拝啓」、「前略」、「謹啓」といった様々な「頭語」と、頭語に対応した「敬具」、「草々」、「謹言」といった「結語」をつけます。
これらは手紙やメールを送るときのマナーですが英語でも同様に頭語や結語があり、つけることがマナーとなっています。

英語の場合は「Dear」が一番無難な頭語なので、初めてメールを送る相手や目上の人にメールを送る際には忘れずにつけましょう。
また、結語としては「Best regards」、「Thanks」などが挙げられます。
無難なのは「Sincerely」なので、これを使っていれば問題ないです。

ビジネス以外でのメールマナー

ビジネス以外で友人などにメールを送るときにはビジネスメールよりもずっと砕けた印象を与えられるようにする工夫が大切です。
外国での友人とのでは「スラング」やフレーズを短縮した「短縮文字」がよくでてきます。
特に短縮文字は「Instagram」や「Facebook」などでも頻繁に使われています。

よく使われる短縮文字

  • LOL(Laughing out loud)声を出して笑う
  • IC(I see)わかった
  • THX(Thank)ありがとう
  • YW(you are welcome)どういたしまして

短縮文字はビジネスメールなどのかしこまったメールで使われることはありませんが、SNSを中心に色々なところ見かけるようになりました。
海外の人とのメールでのコミュニケーションをとるときに知っていると、よりフレンドリーな印象になるのでいくつか覚えてメールを楽しみましょう。

おわりに

今回は英語でのメールマナーについて紹介しました。
英語でメールを送るのは緊張してしまうかもしれませんが、なるべく丁寧な言葉を使い、要件をしっかり伝えるように心がけていれば問題ありません。
あまり難しく考えず、落ち着いて取り組みましょう。

参考サイト

http://allabout.co.jp/gm/gc/24830/
http://mysuki.jp/english-businessmail-3702

センスがグッとアップする。そのまま使える英語メール書き出し80選

海外の友達へ英語メール例文フレーズまとめ

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